گامهای ده گانه استقرار موفق سیستمهای مدیریت منابع سازمانی ERP

ده گامی که در زیر می‌خوانید حاصل تجربه استقرار شرکت‌های بزرگ مجری ERP در هزاران سازمان در سراسر جهان است. اجرای این ده گام به شما کمک می‌کند تا شاهد یک سیستم موفق و افتخارآمیز باشید. شما می‌توانید این ده گام را اجرایی نکنید، اما توجه کنید که موفقیت شرکت شما ارزش بیشتری دارد.گام اول: انتخاب تامین‌کننده:

انتخاب تامین‌کننده برای نرم‌افزار ERP اهمیت بسزایی در موفقیت پروژه شما دارد، پس لازم است تامین‌کنندگان نرم‌افزار ارزیابی شوند. اولین پارامتر ارزیابی، بدیهی‌ترین پارامتر نیز می‌باشد: آیا محصول ERP آنان با مدل صنعت و کسب و کار شما انطباق خوبی دارد؟ دومین معیار ارزیابی کمتر مشهود است و بنابراین ارزیابی آن دشوار می‌شود: آیا فرهنگ تامین‌کننده با فرهنگ شما انطباق صحیحی دارد؟

 چنانچه نتوانستید محصولی کاملا مشابه با کسب و کار خود بیابید، در جستجوی شباهت فرآیند باشید؛ اما در هر صورت با افرادی که زمانی از این ERP استفاده کرده‌اند، صحبت نمایید. یک کارت امتیازی بر اساس ویژگی ها یا تحویل‌شدنی‌های مهم و مورد نیاز خود ایجاد و از آن برای مقایسه نرم‌افزارهای مختلف استفاده کنید. به یاد داشته باشید شرکت شما سرمایه اضافی برای اصلاح یک ERP نامناسب ندارد، پس در انتخاب تامین‌کننده خود دقت نمایید و انطباق نرم‌افزار با الزامات خود را فدای قیمت پایین نکنید. همچنین تامین‌کننده‌ای را انتخاب کنید که مدتی پس از پیاده‌سازی در دسترس باشد تا توسعه پایدار در شرکت شما را پوشش دهد. به هرحال رابطه کاری حقیقی بعد از خرید شروع می‌شود که سنجش آن باید به بهترین شکل صورت گیرد. بهتر است نسبت به تامین‌کننده نرم‌افزار حس مثبتی داشته باشید و آن‌ها را افرادی اخلاق‌ مدار و صادق بشناسید که در پی فریب شما نخواهند بود. همچنین اطمینان حاصل کنید که امکان همکاری متقابل، بدون تنش، وجود دارد تا بتوانید مبنا را بر اعتماد متقابل قرار دهید.
گام دوم: انتخاب مشاور استقرار
بسته به اندازه و حوزه کاری استقرار ERP، ممکن است به یک تیم مشاوره در استقرار نیاز داشته باشید. البته تمام پروژه‌های ERP به یک تیم مشاوره تمام وقت نیاز ندارند. نیاز یا عدم نیاز به مشاور، به عواملی نظیر: میزان دانش شما از نرم‌افزار ERP، زمان شما برای تکمیل پروژه، تعداد کاربران نهایی و تعداد ماژول‌هایی که قرار است در یک زمان واحد استقرار یابند بستگی دارد. اگر تشخیص دهید به تعدادی مشاور برای راهنمایی در خلال فرآیند ناآشنای استقرار نیاز دارید، در این صورت انتخاب صحیح مشاور به اندازه انتخاب درست نرم‌افزار در موفقیت این پروژه مؤثر است.
گام سوم: مدیریت تغییر
مدیریت تغییر، تاثیر شگرفی در موفقیت پروژه ERP دارد. پروژه ERP آن‌ چنان بزرگ است و با افراد زیادی در ارتباط می باشد که قطعا نمی‌توانید آنها را نادیده بگیرید و در عین حال سازمان را در حال فعالیت نگه‌دارید. باید این افراد را به شکلی اداره کنید که حتی اگر در مورد ERP نگرش مثبتی ندارند، دست کم تغییرات را بپذیرند و دلایل حرفه‌ای آن را درک کنند.
مراحل اصلی که به منظور مدیریت تغییر صورت می‌گیرند، عبارتند از:
۱) تمام افرادی که ممکن است تغییر بر آن‌ها تاثیر داشته باشد را شناسایی کنید.
۲) تغییرات مورد نظر را با این گروه مطرح کنید.
۳) دلایل منطقی که باعث ضرورت انتخاب راهکار ERP می‌شوند را شرح دهید.
۴) برایشان توضیح دهید که برای موفقیت و پیشبرد پروژه چگونه باید رفتار کنند.
۵) به روز رسانی‌های متناوب پروژه را با تکرار گام‌های 2 تا 4 اعلام کنید.
اگر احساس کردید با کارکنان خود ارتباط خوبی برقرار کرده‌اید یا اینکه مخاطبان شما منظورتان را کاملا درک کرده‌اند، در این صورت دقیقا در همان جایی که انتظارش را داشتید، قرار دارید.
گام چهارم: پالایش داده‌ها
اگر از استقرار دهندگان ERP بخواهید مهم‌ترین فاکتورهای موفقیت پروژه استقرار را بیان نمایند، تقریبا همیشه عبارت “پالایش داده‌ها” را در صدر لیست خواهید دید. استقرار ERP یک فرصت طلایی برای پالایش داده‌ها بوده و در تمامی فازهای استقرار مهم و تاثیرگذار است، لذا باید آن را کاملا جدی گرفت.
برای بهبود فرآیند پالایش داده، مراحل و اقدامات زیادی وجود دارند که می‌توان از آن بهره گرفت، از جمله:
۱) هر چند که جمع آوری بعضی داده‌ها زمان‌بر است، اما خود را ملزم به انجام آنها کنید. کدینگ ها و عناوین ناقص (کالاها، تأمین کنندگان، مشتریان و …) را اصلاح کنید.
۲) جلساتی منظم برای مرور و بررسی پالایش داده‌ها برنامه‌ریزی کنید و گلوگاه‌ها و نواحی مساله‌ ساز را بیابید.
۳) یک برنامه تکمیل جدی (برای مواردی که هنوز به هدف نرسیده‌ اند) ایجاد کنید و زمانی را برای پی بردن به دلیل عدم تحقق آن‌ها اختصاص دهید.
۴) افراد باهوش، سخت‌کوش و علاقه‌مند به جزییات که توانایی تطبیق را داشته باشند برای این منظور به کار گیرید.
داده‌های اصلی کامل و صحیح به همان اندازه که در روز اول در موفقیت ERP تاثیر دارند، دو سال پس از بهره‌برداری نهایی نیز موثر هستند. این گام را بخشی از داستان موفقیت ERP خود قرار دهید.
گام پنجم: تعهد مدیریت
قطعا تعهد مدیریت در این زمینه همیشه وجود دارد؛ چرا که با توجه به ریسک متوسط تا بالای شناخته شده برای پیاده‌سازی پروژه ERP و دشواری برآورد کمّی ‌منافع آن، تعهد کافی برای سرمایه‌گذاری اولیه وجود داشته است. بنابراین هدف این است که این تعهد و حمایت را توسعه و ادامه دهیم.
اگر مدیر ارشد به تعهدات و حمایت خود پای‌بند باشد، مدیریت میانی به سرعت در‌می‌یابد که تلاش برای تشویش اذهان عمومی ‌نوعی اتلاف وقت است و پس از آن تلاش‌هایشان بر ایجاد بهره‌وری بیشتر متمرکز خواهد شد. بدین ترتیب، این امکان برای شما نیز فراهم می‌شود که بر وظایفی با بهره‌وری بیشتر متمرکز شوید. اگر تعصب گروه مدیریت و بهره‌ وری خود را نسبت به پروژه برانگیزید، احتمال موفقیت، به طور چشم‌گیری افزایش خواهد یافت. در طی روند استقرار همه پروژه‌های ERP چالش‌های زیادی به وجود خواهد آمد و در تمام این مراحل تعهد و حمایت جدی مدیریت ارشد تضمین کننده ادامه موفقیت‌آمیز پروژه خواهد بود. نارضایتی‌های مقطعی و مکالمات غیر‌رسمی نباید خللی در اراده و تعهد مدیریت برای حصول به نتیجه نهایی ایجاد نماید؛ چرا که کوچکترین شک و تردید مدیریت ارشد در زمان استقرار می‌تواند، فرصتی برای سوءاستفاده افرادی که تغییر را به راحتی نمی‌پذیرند ایجاد نماید که زمینه شکست پروژه را فراهم کنند.
گام ششم: تیم پروژه قوی
بیان اینکه “تشکیل تیم قوی” فاکتور کلیدی در موفقیت ERP می باشد، بسیار بدیهی است؛ مانند این که بگوییم کلید رشد کسب و کار شما، افزایش درآمد و یا کلید اندوختن ثروت این است که بیشتر از خرجتان، پول بدست آورید.
پنج سال پس از استقرار یک سیستم متوسط ERP، پشیمانی از تخصیص تیم متوسط به این پروژه هیچ ارزشی نخواهد داشت. یک تیم استقرار مستعد، تصویر بزرگ را کامل‌تر می‌بیند، مفاهیم برنامه استراتژیک را بهتر درک می‌کند، تصمیمات را نه تنها از لحاظ تصمیمات امروز، بلکه از لحاظ تصمیمات محتمل فردا نیز ارزیابی می‌نماید.
با این اوصاف شاخص‌های یک تیم مستعد در هنگام ارزیابی افراد برای مشارکت در تیم استقرار چیست؟
۱- سعی کنید افراد تعالی‌خواه را در تیم پروژه به کار گمارید. افرادی که این ویژگی را داشته باشند، وفاداری کمتری نسبت به وضع موجود دارند و در جهت دستیابی به وضعیت مطلوب‌تر تلاش خواهند کرد.
۲- داشتن افرادی که هوش گروهی بالایی دارند ضرورت است. داشتن هوش تیمی ‌به این معناست که فرد توافقات عمومی ‌را می‌شناسد و می‌داند که نباید فراتر از آن اقدامی انجام دهد. به این معنا که نباید کارها را طبق میل خود هدایت کند بلکه باید طبق برنامه و توافق عمومی عمل نماید.
۳- افراد باهوش را انتخاب کنید. افراد باهوش نه تنها می‌فهمند چه چیزی مورد نیاز است، بلکه درک می‌کنند که چرا این مورد نیاز است.
گام هفتم: تست
نباید انتظار داشته باشید که برای خوردن یک فنجان قهوه بروید و وقتی برمی‌گردید یک سیستم ERP تکمیل شده را ببینید. سیستم‌های ERP آنقدر انعطاف‌پذیر و پیچیده هستند که یک فاکتور مهم برای استقرار ERP، تست گسترده آن است.
تست کردن به چیزی بیشتر از صرفا اختصاص نیروی انسانی نیاز دارد. تست فرایندی تکرار شونده است، به این معنا که نه تنها باید تست انجام شود بلکه در کنار آن ارزیابی مشکلات و اصلاح آن‌ها صورت گیرد. همچنین به معنای پشتیبانی از تست با داده‌های پایه‌ای معتبر در دسترس و درک فرایندی که در حال تست آن هستید، می‌باشد. بعد از اینکه پیکر بندی اولیه کامل شد، لازم است کلیه تراکنش‌های برنامه‌ریزی شده برای تأیید نهایی تست شوند. می‌توانم سفارش فروش وارد کنم؛ گزارش تولید بگیرم؛ سفارش خرید صادر کنم. برخی مشکلات ظاهر شده از این تست‌ها نیازمند بازنگری و تست مجدد است. این سطح از تست به صورت فردی انجام می‌شود، اما لازم است این درک گروهی وجود داشته باشد که همه تراکنش‌ها باید تا یک برهه زمانی مشخص با موفقیت تست شده باشند. بعد از تست اولیه هر فرآیند لازم است تست یکپارچگی صورت پذیرد. در این جا “تست یکپارچگی” به معنای تست یک فرایند کامل کسب و کار از ورودی اولیه تا خروجی نهایی می‌باشد.
مراحل بعدی تست یکپارچگی سعی در تمرین و اجرای یک go-live دارند که شامل هماهنگ‌سازی موجودی، سفارشات فروش، سفارشات خرید، سفارشات تولید و تکرار صد در صد هر فعالیت طی یک دوره زمانی مشخص می‌باشد.
هر چرخه تست باعث یادگیری می‌شود، مشکلات موجود را آشکار می‌کند و باعث تسهیل مدیریت go-live می‌گردد. نهایتاَ نقطه عطفی در خلال تست اتفاق می‌افتد که بطور ناباورانه‌ای در روحیه و نگرش تیم تأثیر دارد؛ این نقطه عطف تحقق این موضوع است که تیم بخشی از موفقیت go-live است. این آگاهی و اطمینان، که تنها از طریق تکرار و تست موفقیت‌آمیز حاصل می‌شود، برای موفقیت استقرار ERP بسیار ضروری است.
گام هشتم: آموزش کاربران
یکی از بهترین روش‌های افزایش احتمال موفقیت در استقرار ERP، فرآیند آموزش موثر کاربران است. چندین سطح مختلف برای افزایش مشارکت وجود دارد که منشا آن می‌تواند اجرای یک برنامه آموزش خوب برای کاربران باشد.
پایه‌ای‌ترین سطح موفقیت این است که مطمئن شوید در روز اول همه کاربران می‌توانند وارد سیستم جدید شوند، به تراکنش‌هایی که برحسب وظیفه خود به آن نیاز دارند دسترسی پیدا کنند و دانش لازم برای اجرای تراکنش‌ها به تنهایی را دارند. بدون این میزان از توانایی بدون شک تلاش‌های انجام شده با شکست روبرو خواهند شد. این سطح از توانایی و شایستگی تنها زمانی تحقق می‌یابد که کاربران نهایی، ساختار آموزشی موثری را دریافت کرده باشند و از آن‌ها خواسته شده باشد که آنچه را یادگرفته‌اند تمرین و اجرا کنند.
همه این سطوح نیازمند آموزشی سازگار و منطقی است. هر فرد در سازمان که ERP را لمس خواهد کرد باید توسط نام و نقش شناسایی شود. هر تراکنش مورد نیاز برای هر وظیفه باید شناسایی شود و دسترسی امنیتی آن به افراد مرتبط تخصیص داده شود. ابزار آموزش باید آماده باشد و سناریوی تمرین طراحی شود تا همه بتوانند بطور عملی درگیر شوند. انواع مختلف تراکنشها به میزان مختلفی از مقدمات و دادههای پایه نیاز دارد. با پنج مشتری و پنج ماده اولیه معتبر می‌توانید تعداد زیادی سفارش فروش مختلف ایجاد کنید، اما تا زمانی که سفارش کار و موجودی کافی از مواد مختلف نداشته باشید نمی‌توانید تولید را گزارش کنید. مربیان باید مشتاق، آگاه و صبور باشند. آموزش باید مدت زمان کوتاهی قبل از استقرار به پایان رسیده باشد در غیر این صورت به ذهن سپردن آن به‌طور چشمگیری کاهش می‌یابد.
گام نهم: تطبیق فرایندهای کسب و کار
یکی از سخت‌ترین وظایفی که برای دستیابی به یک استقرار موفق ERP بر عهده دارید، بهبود فرآیندهای کسب و کار و تطبیق با ERP است. سیستم‌های ERP با الگوبرداری از بهترین نمونه‌ها و فرایندهای مربوط به کسب و کار توسعه و بهبود یافته اند، اگر فرآیند نامنطبقی دارید، احتمالا با مخالفت برای تغییر مواجه می‌شوید چرا که افرادی قرار است مجبور به انجام کاری شوند که نمی‌خواهند. به یاد داشته باشید که سازمان شما کسب و کار را اختراع نکرده است. علاوه بر همه مزایای مشهود ERP، این سیستم فرصت اصلاح بی سر رو صدای برخی از عادات و روش‌های غلط را از طریق ایجاد فرآیندهای استاندارد برایتان ایجاد می‌نماید.
گام دهم: تعریف موفقیت
به نظر می‌رسد تعریف موفقیت برای پروژه IT ذاتا بسیار دشوارتر از تعریف موفقیت در مسائل مالی یا اهداف تولید باشد. با این وجود بدون تعیین انتظارات و اهداف دست یافتنی از ERP، موفقیت آمیز بودن استقرار ERP جای تردید خواهد داشت. اگر سازمان زرنگ نباشد و معیار قضاوتش تعداد افرادی که درباره سیستم جدید ERP شکایت می‌کنند باشد، آنگاه می‌توان فرض کرد که تمام استقرار‌ها با شکست مواجه شود. به منظور تمرکز تیم استقرار، سلامت سازمان و تخصیص مناسب منابع، لازم است مجموعه‌ای از معیارهای قابل اندازه‌گیری قبل از go-live به‌کار گرفته شود تا اساسی برای داوری درباره موفقیت ERP باشند.
اگر معیار موفقیت بر اساس زمان، فاز بندی شده باشد، کاملا پذیرفتنی است و یک نمودار صعودی نسبت به زمان را نشان می‌دهد. برای مثال هدف پایان هفته اول ممکن است این باشد که تعداد سفارشات به تاخیر افتاده از میانگین سفارشات به تاخیر افتاده دوازده هفته گذشته بیشتر نباشد. اگر معیاری برای موفقیت نداشته باشید که با گذشته مقایسه کنید، آنگاه ممکن است بجای اینکه بگویید 20% تاخیر نسبت به تاخیری که همیشه داشته‌اید، باید بگویید 20% تاخیر به دلیل ERP. به عنوان نتیجه‌ای از اهداف ERP، هدف پایان هفته دوم می‌تواند کاهش در سفارشات به تأخیر افتاده و به صفر رساندن شکایات مشتری باشد. هدف پایان هفته سوم می‌تواند تمام اهداف هفته دوم به علاوه عدم کمبود مواد اولیه و قطعات نیم‌ساخته باشد. هدف پایان هفته چهارم می‌تواند تمام اهداف هفته‌های اول تا سوم به علاوه انتشار اولیه گزارشات فعالیت روزانه باشد. و به همین منوال هفته‌های بعدی.
نکته مهم این است که یک سازمان موفق روی این که چه عواملی موفقیت سازمان را تشکیل می‌دهند توافق دارد. اگر اجازه دهیم تیم ERP برای شکست در دستیابی به اهدافی که به خوبی تشریح نشده‌اند مورد انتقاد قرار بگیرد، به گوشه‌ای کناره‌گیری خواهند کرد. به تیم ERP بگویید چگونه موفق شوند و زمانی که به موفقیت دست یافتند تشویقشان کنید.
نتیجه‌گیری
باور داشته باشید که این مراحل موفقیت ضروری هستند. دست کم گرفتن دشواری استقرار ERP اشتباهی خطرناک است.
اینکه گفته می‌شود استقرار ERP دشوار است، به این معناست که این کار نمی‌تواند هم به عنوان سرگرمی دیده شود و هم در عین حال به بهترین و رضایت بخش‌ترین نحو ممکن به سرانجام برسد. گام‌هایی که باعث موفقیت افراد دیگر شده است را بپذیرید و همیشه افق دیدتان به سوی هدفی که شما را به موفقیت می‌رساند باشد. امیدواریم استقرار ERP شما موفقیتی بزرگ باشد.
منبع:  www.erpfocus.com
با اندکی اصلاحات و تغییرات توسط مهندس جعفر کاظمی

مدیر ارشد پروژه‌های فناوری اطلاعات سپهر معین پارسایان

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]